All information på ett ställe. SokoPro tog bort onödiga mellansteg i vardagen för Newsecs fastighetschef

I fastighetsbranschens vardag kan hanteringen av projektdokument och teknisk information utgöra en betydande flaskhals om informationen är splittrad. Före digitala lösningar var kritiska dokument ofta spridda i olika arkiv och system. Att söka fram information, bevilja läsrättigheter till externa parter och dela projektdokumentation var tidskrävande.

Den mest betydande nyttan med Fastighetsbanken är tidsbesparingen. När allt väsentligt material är omedelbart tillgängligt på ett ställe försvinner många onödiga mellansteg i vardagen, reflekterar Newsecs fastighetschef Jarno Aalto.

Jarno Aalto, som har arbetat på Newsec i sju år, ansvarar för en mångsidig fastighetshelhet som bland annat omfattar kontor, logistikfastigheter och ett hotell. Aaltos uppgift är att säkerställa att fastigheternas tekniska underhåll fungerar felfritt och att renoveringsprojekt startar och framskrider smidigt.

Projektportfölj-funktionen ger teamet nycklarna i egna händer

Jarno Aalto använder SokoPros Fastighetsbank aktivt i flera betydande objekt i Helsingfors. Fastighetsbanken fungerar som en centraliserad plattform där objektens väsentliga material, uppdaterade ritningar och projektdokument sparas och varifrån de kan delas till utvalda personer.

Aalto har även Projektportfölj-funktionen i bruk för sina objekt. Särskilt angivna huvudanvändare inom organisationen kan själva öppna nya projekt för fastigheterna genom att utnyttja färdiga mappstrukturer, hantera projektets parter samt självständigt dela nödvändiga användar- och läsrättigheter utan separata kontaktförfrågningar. Systemets rollfördelning gör användarhanteringen tydlig.

Även om digitalisering är huvudregeln behövs det ibland pappersdokument ute på fältet.

SokoPros integration med Grano gör det möjligt att enkelt omvandla elektroniskt material till pappersutskrifter för användning på byggarbetsplatsen, och fakturan får automatiskt rätt projektreferens. Rödpenneversioner är i sin tur lätta att återföra till digitalt material med hjälp av samma funktion”, säger Jarno Aalto.

Sokobid förtydligar upphandlingar

Aalto har också utnyttjat SokoPros anbudsförfrågningsverktyg Sokobid vid till exempel större upphandlingsprocesser. Att hantera stora konkurrensutsättningar direkt via SokoPro har gjort upphandlingsprocesserna för renoveringsprojekt snabbare och mer transparenta än tidigare.

Projektledare kan skapa direkta läsrättigheter till anbudsmaterialet för anbudsgivarna i SokoBid, vilket gör att alla parter får tillgång till dagsaktuellt material. Ibland är anbudsmaterialet så omfattande att det inte det ens skulle få plats i ett e-postmeddelande”, berättar Aalto.

Äkta partnerskap håller vardagen rullande

Utöver en välfungerande programvara berömmer Aalto SokoPros kundsupport och partnerskap. Uppföljningsmöten två gånger om året tillsammans med SokoPros kundansvarige Niko Hedman säkerställer att användningen av systemet förblir optimal och att behov besvaras snabbt.

Samarbetet har fungerat riktigt bra och kontakten är enkel åt båda håll. Vid problemlösning vet man alltid direkt vem man ska kontakta. Tillsammans med den kundansvarige går vi igenom praktiska exempel och nya situationer som inte dykt upp tidigare”, beskriver Aalto.

Helheten avgör

SokoPro Fastighetsbank och Sokobid bildar en helhet som svarar mot fastighetsförvaltningens utmaningar. Systemet sparar tid, förtydligar arbetsmomenten och hjälper till att säkerställa att kritisk fastighetsinformation alltid är tillgänglig för rätt personer.

SokoPro fungerar bra som en helhet. Baserat på min erfarenhet kan jag rekommendera Fastighetsbanken till alla fastighetsförvaltare och aktörer som hanterar stora mängder dokument i samband med renoveringsprojekt och vill effektivisera sin filhantering.”