Kaikki tieto yhdessä paikassa. SokoPro poisti turhat välivaiheet Newsecin kiinteistöpäällikön arjesta

Kiinteistöalan arjessa projektien asiakirjojen ja teknisen tiedon hallinta voi muodostaa merkittävän pullonkaulan, jos tieto on hajanaista. Ennen digitaalisia ratkaisuja kriittiset dokumentit olivat usein hajallaan eri arkistoissa ja järjestelmissä. Tiedon hakeminen, katseluoikeuksien myöntäminen ulkopuolisille osapuolille sekä projektien dokumentaation jakaminen oli hidasta.

Kiinteistöpankin merkittävin hyöty on ajansäästö. Kun kaikki oleellinen aineisto on heti saatavilla yhdessä paikassa, arjesta poistuu monta turhaa välivaihetta”, pohtii Newsecin kiinteistöpäällikkö Jarno Aalto.

Newsecillä seitsemän vuotta toiminut Jarno Aalto vastaa monipuolisesta kiinteistökokonaisuudesta, johon kuuluu muun muassa toimistoja, logistiikkakiinteistöjä ja hotelli. Aallon tehtävänä on varmistaa, että kiinteistöjen tekninen ylläpito toimii moitteetta ja korjaushankkeet käynnistyvät sekä etenevät sujuvasti.

Projektisalkku-toiminnallisuus antaa avaimet tiimin omiin käsiin

Jarno Aalto hyödyntää SokoPron Kiinteistöpankkia aktiivisesti useissa merkittävissä kohteissaan Helsingissä. Kiinteistöpankki toimii keskitettynä alustana, johon kohteiden oleelliset aineistot, päivitetyt piirustukset ja projektidokumentit tallennetaan ja josta niitä voidaan jakaa valituille henkilöille.

Aallolla on kohteissaan käytössä myös Projektisalkku-toiminnallisuus. Erikseen määritetyt organisaation pääkäyttäjät voivat itse avata uusia projekteja kiinteistöihin hyödyntämällä valmiiksi luotuja kansiorakenteita, hallinnoida projektin osapuolia sekä jakaa tarvittavia käyttö- ja katseluoikeuksia itsenäisesti ilman erillisiä yhteydenottopyyntöjä. Järjestelmän roolitus tekee käyttäjähallinnasta selkeää.

Vaikka digitaalisuus on pääsääntö, kentällä tarvitaan välillä myös paperidokumentteja.

SokoPron integraatio Granon kanssa mahdollistaa, että sähköisen aineiston voi vaivattomasti muuttaa paperitulosteiksi työmaakäyttöön ja laskulle tulee valmiiksi oikea projektiviite. Punakynäversiot on puolestaan helppo palauttaa takaisin digitaaliseksi aineistoksi saman toiminnallisuuden avulla”, sanoo Jarno Aalto.

Sokobid selkeyttää hankinnat

Aalto on hyödyntänyt myös SokoPron Sokobid-tarjouspyyntötyökalua esimerkiksi isoimmissa hankintaprosesseissa. Suurien kilpailutusten hoitaminen suoraan SokoPron kautta on tehnyt korjaushankkeiden hankintaprosesseista aiempaa nopeampia ja läpinäkyvämpiä.

Projektipäälliköt voivat luoda tarjoajille suorat katseluoikeudet kilpailuaineistoon SokoBidissä, jolloin kaikki osapuolet pääsevät tarkastelemaan ajantasaista materiaalia. Joskus tarjouspyyntöaineisto on niin iso, ettei se edes mahtuisikaan sähköpostiin”, kertoo Aalto.

Aito kumppanuus pitää arjen rullaamassa

Toimivan ohjelmiston lisäksi Aalto antaa kiitosta SokoPron asiakastuelle ja kumppanuudelle. Kaksi kertaa vuodessa järjestettävät seurantapalaverit SokoPron asiakkuusvastaava Niko Hedmanin kanssa varmistavat, että järjestelmän käyttö pysyy optimaalisena ja tarpeisiin vastataan nopeasti.

Yhteistyö on sujunut todella hyvin ja asiointi on helppoa suuntaan jos toiseen. Ongelmatilanteissa tietää aina heti kehen olla yhteydessä. Asiakkuusvastaavan kanssa käydään läpi käytännön esimerkkejä ja uusia tilanteita, joita ei ole tullut aiemmin eteen”, kuvailee Aalto.

Kokonaisuus ratkaisee

SokoPro Kiinteistöpankki ja Sokobid muodostavat kokonaisuuden, joka vastaa kiinteistöhallinnan haasteisiin. Järjestelmä säästää aikaa ja selkeyttää työvaiheita ja auttaa varmistamaan, että kriittinen kiinteistötieto on aina oikeiden henkilöiden saatavilla

SokoPro toimii kokonaisuutena hyvin. Voin kokemukseni pohjalta suositella Kiinteistöpankkia kaikille kiinteistömanagereille ja toimijoille, jotka käsittelevät korjaushankkeiden yhteydessä suuria määriä dokumentteja ja haluavat tehostaa tiedostojen hallintaansa.”