Information om Keskos 1 000 fastigheter hanteras i Fastighetsbanken

På det mer än tre miljoner kvadratmeter stora fastighetsbeståndet som förvaltas av Kesko genomförs varje år tiotals byggprojekt och hundratals energi- eller underhållsreparationer. För dessa projekt är datahanteringen avgörande. Fastighetsbanken håller ordning på fastighetsdata och säkerställer att information om alla projekt är tillgänglig för fastighetsunderhåll och kan hittas även årtionden senare.

Kesko och SokoPro inledde sitt långa samarbete 2007 och idag används redan den andra generationen av SokoPro.  Starten på samarbetet låter kanske inte så glamorös, eftersom de första tre åren gick åt till att skanna pappersarkivet med ritningar som skapats under Keskos verksamhetshistoria. Det lade dock grunden till Keskos nuvarande digitala projekthantering och elektroniska arkiv.

I källaren på Keskos tidigare huvudkontor på Skatudden förvarades ett arkiv med ritningar som ackumulerats under 70 år. Pappersarkiven gav inte den aktuella informationen som behövdes för underhållet och reparationen av fastigheterna och den pappersbaserade informationen stödde inte heller CAD-design av byggnadsprojekt eller snabb spridning av information till dem som behövde den i olika delar av Finland. Därför var det viktigt att hitta en partner som kunde digitalisera ritningarna och hantera projektdokument. Efter en jämförelse bestämde vi oss för SokoNet, numera SokoPro, säger Seppo Kemppainen, Keskos byggdirektör.

När de gamla pappersarkiven överfördes till den nuvarande digitala arkivdatabasen eliminerades samtidigt gammal och överflödig information. Sedan dess har projektdokumenten hanterats i projektbankerna och avslutade projekt har arkiverats i Fastighetsbanken.

Över tre miljoner kvadratmeter att hantera

Seppo Kemppainen ansvarar för Keskos byggprojekt i Finland och byggnadsingenjören Anu Hannukkala är nära involverad i bland annat SokoPros verktygsutveckling.

Kesko förvaltar över tre miljoner kvadratmeter affärsyta i Finland och därtill bland annat kontor, logistikcenter och andra lagerutrymmen. Vi genomför 50–100 byggprojekt och hundratals mindre projekt för underhållsreparation varje år, så hanteringen av fastighetsspecifik projektinformation är avgörande för vår verksamhet. Vi måste kunna hantera denna stora och ständigt utvecklande helhet, säger Kemppainen.

Enligt Kemppainen var det en förnuftig lösning att standardisera projektinformationen och centralisera hanteringen på ett ställe och på en partners tjänsteplattform, särskilt när det gällde utbildning av projektaktörer och hantering av behörigheter. Keskos enhet för fastighetstjänster sysselsätter mer än 100 fastighetsexperter, som har fått olika behörighetsprofiler för projektbankerna. Dessutom har lämpliga bankstrukturer utvecklats för olika typer av byggprojekt. 

För Kesko är det viktigt att hanteringen av fastighetsdokument och dokument för aktiva byggprojekt kan skötas med samma program. När till exempel ett byggprojekt för en ny K-Citymarket startas, kan byggherrarna snabbt öppna en ny projektbank för projektet i Fastighetsbanken, hantera den och tilldela behörigheter efter behov.

Vi har en standardprocess för affärslokaler som används för genomförandet av projekten. Hundratals projektbanker för dessa projekt är hela tiden aktiva i Fastighetsbanken. Standardiseringen av bankerna och användarprofilerna har lett till stora tidsbesparingar, eftersom en ny projektbank kan skapas på några minuter. 

Historiska data behövs kontinuerligt

Datahantering är viktigt för Kesko, eftersom beståndet med affärslokaler ständigt förändras. Informationen behövs bland annat för att hyresgästerna i de främre delarna av affärslokalerna (bl.a. Alko, restauranger och apotek) byts ut och för att ombyggnationer ständigt pågår i lokalerna. Även nya affärslokaler kan kräva ombyggnationer redan 2–3 år efter färdigställandet, och då behövs alltid aktuell information om byggnadens husteknik och konstruktioner.

Till exempel reparationsplaneringen börjar med att man granskar konstruktionerna utifrån ritningarna i arkivet. Om det finns några tvivel om bärförmåga eller säkerhet måste man agera snabbt. Vi måste ta reda på historiska data dagligen.

Fastighetsdata behövs också för många andra ändamål, som till exempel fastighetsaffärer, där omfattande dokumentation krävs. Det är också viktigt att spara dokumenten med tanke på skatte- och försäkringsskyldigheterna och försäkringarnas återanskaffningsvärden. 

Alla kvitton och dokument, oavsett storlek, skannas till Fastighetsbanken. Även efter många år kan vi få fram många häpnadsväckande uppgifter, säger Kemppainen.

Information om hundratals reparationer i säkert förvar

Kesko är en användarägare, vars fastighetsbestånd underhålls av ett rikstäckande partnernätverk. Det är därför viktigt att även partnerna har tillgång till informationen i Fastighetsbanken.

Hundratals reparationer görs varje år. Vi var tvungna att lösa hur vi kan ge de personer som ansvarar för det operativa underhållet tillgång till alla data. Nu finns de samlade på ett och samma ställe i Fastighetsbanken. Även underhållspartnerna har tillgång till projekten vid behov, säger Hannukkala. 

Överföringsprojektet med över 1 000 fastigheter har slutförts

År 2022 slutfördes ett annat stort överföringsprojekt, då Keskos fastighetsarkiv och mer än 1 000 fastigheter med många relaterade projekt överfördes till SokoPros nya miljö. Denna enorma insats krävde noggrann planering och det exakta genomförandet övervägdes tillsammans med användarna.

De arkiverade och inaktiva projekten överfördes framgångsrikt på sex månader och de sista aktiva projekten överfördes till det nya systemet under hösten 2024. Sammanfattningsvis blev det stora projektet mycket lyckat.

Kesko och SokoPro har haft ett exceptionellt långt samarbete i olika faser i nästan 20 år. 

Det här är partnerskap när det är som bäst. Samarbetet har gynnat båda parter: vi har förbättrat hanterbarheten och produktiviteten, medan SokoPro har dragit nytta av ökade volymer. Det här är ett gemensamt arbete, där programvara och operativa processer utvecklas kontinuerligt till exempel genom styrgrupper, avslutar Kemppainen.