Keskon 1000 kiinteistön tietoja hallitaan Kiinteistöpankissa

Keskon hallinnoimassa yli kolmen miljoonan neliömetrin kiinteistökannassa toteutetaan vuosittain kymmenittäin rakennushankkeita ja satoja energia- tai kunnossapitokorjauksia, joiden tiedonhallinta on kriittistä. Kiinteistötiedot pysyvät hyvässä järjestyksessä Kiinteistöpankissa, mikä varmistaa, että kaikkien projektien tiedot ovat käytettävissä kiinteistöjen ylläpidossa ja löydettävissä jopa vuosikymmenten päästä.

Keskon ja SokoPron pitkä yhteistyö alkoi vuonna 2007, ja nyt käytössä on jo toisen sukupolven SokoPro.  Yhteistyön alku ei ehkä kuulosta hohdokkaalta, sillä ensimmäiset kolme vuotta skannattiin Keskon koko toimintahistorian aikana syntynyttä paperista piirustusarkistoa.  Se loi kuitenkin pohjan Keskon nykyiselle digitaaliselle projektihallintatyölle ja sähköiselle arkistolle.

Keskon entisen pääkonttorin kellarissa Katajanokalla säilytettiin yli 70 vuoden aikana kerättyjä piirustusarkistoja. Paperiset arkistot eivät tarjonneet ajantasaista tietoa kiinteistöjen ylläpidon ja korjausten tarpeisiin eikä paperimuotoinen tieto tukenut rakennushankkeiden CAD-suunnittelua tai tietojen nopeaa välittämistä niitä tarvitseville koko Suomessa. Niinpä piirustusten digitalisointi ja projektidokumenttien hallinnan kumppani oli välttämätön. Vertailun jälkeen päädyimme SokoNetiin, eli nykyiseen SokoProhon, kertoo Keskon rakennuttamisjohtaja Seppo Kemppainen.

Kun vanhoja paperiarkistoja siirrettiin nykyiseen digitaaliseen arkistokantaan, samalla vanha ja tarpeeton tieto karsittiin pois. Sen jälkeen projektidokumentit on hallinnoitu projektipankeissa ja päättyneet projektit on arkistoitu Kiinteistöpankkiin.

Yli kolme miljoonaa neliötä hallittavana

Seppo Kemppainen vastaa Keskon Suomen rakennuttamishankkeista ja rakennuttajainsinööri Anu Hannukkala on tiiviisti mukana muun muassa SokoPron työkalukehityksessä.

Keskolla on Suomessa hallinnassaan yli kolmen miljoonan neliömetrin kauppapaikkakanta ja sen päälle muun muassa toimistoja, logistiikkakeskuksia ja muuta varastotilaa. Toteutamme vuosittain 50–100 rakennushanketta ja satoja pienempiä, ns. kunnossapitokorjausprojekteja, joten kiinteistökohtainen projektitiedonhallinta on toimintamme kannalta kriittistä. Meidän on voitava hallita tätä laajaa ja jatkuvasti kehittyvää kokonaisuutta, kuvailee Kemppainen.

Kemppaisen mukaan projektitiedon vakioiminen ja hallinnan keskittäminen yhteen paikkaan ja yhden kumppanin palvelualustaan oli järkevä ratkaisu erityisesti projektitoimijoiden koulutuksen ja käyttöoikeuksien hallinnan kannalta. Keskon kiinteistöpalvelut-yksikössä työskentelee yli 100 kiinteistöalan osaajaa, joille on luotu erilaisia käyttöoikeusprofiileja projektipankkeihin. Lisäksi erityyppisille rakennushankkeille on kehitetty niille sopivia pankkirakenteita.

Keskolle on tärkeää, että kiinteistödokumenttien hallinto ja aktiivisten rakennushankkeiden dokumenttien hallinta voidaan hoitaa samalla ohjelmalla. Kun esimerkiksi uuden K-Citymarketin rakennushanketta käynnistetään, rakennuttajat voivat avata sille nopeasti uuden projektipankin Kiinteistöpankkiin, hallinnoida sitä ja jakaa käyttöoikeuksia tarpeen mukaan.

Meillä on olemassa vakio kauppapaikkaprosessi, jonka mukaisesti hankkeita toteutetaan. Näiden hankkeiden projektipankkeja on kaiken aikaa satamäärin aktiivisena Kiinteistöpankissa. Pankkien ja käyttäjäprofiilien vakiointi on tuonut valtavan aikasäästön, sillä uusi projektipankki voidaan luoda minuuteissa. 

Historiatietoja tarvitaan jatkuvasti

Tiedonhallinta on Keskolle tärkeää, sillä kauppapaikkakanta elää koko ajan. Tietoa tarvitaan, sillä esimerkiksi kauppapaikkojen etutilavuokralaisia (muun muassa Alko, ravintolat, apteekit) tulee ja menee ja liiketiloissa tehdään kaiken aikaa muutostöitä. Uuttakin kauppaa saatetaan muuttaa jo 2-3 vuoden päästä sen valmistumisesta ja silloin tarvitaan aina ajantasaiset tiedot talotekniikasta ja rakenteista.

“Esimerkiksi korjaussuunnittelu alkaa siitä, että arkiston piirustuksista tutkitaan rakenteet. Jos on kantavuuteen tai turvallisuuteen liittyviä epäilyjä, niin täytyy toimia nopeasti. Historiatietoja täytyy saada selville ihan päivittäin.”

Kiinteistödataa tarvitaan myös moniin muihin asioihin, esimerkiksi kiinteistökaupat edellyttävät pitkälle vietyä dokumentaatiota. Myös vero- ja vakuutusvelvollisuuksia ja vakuutusten jälleenhankinta-arvoja varten on tärkeää, että asiakirjat ovat tallessa. 

“Ei on niin pientä lippua tai lappua, ettei sitä kannattaisi skannata Kiinteistöpankkiin. Hämmästyttäviä asioita kaivataan jopa vuosien päästä”, ihmettelee Kemppainen.

Tiedot sadoista korjauksista tallessa ja turvassa

Kesko on käyttäjäomistaja, jonka maanlaajuinen kumppaniverkosto ylläpitää sen kiinteistökantaa. Siksi on tärkeää, että myös he pääsevät käsiksi Kiinteistöpankin tietoihin.

Korjauksia tehdään vuosittain satamäärin. Meidän piti ratkaista, miten saamme kaiken datan operatiivisesta ylläpidosta vastaavien henkilöiden tiedoksi. Nyt ne ovat yhdessä paikassa Kiinteistöpankissa. Myös ylläpidon kumppanit pääsevät käsiksi projekteihin siltä osin kuin tarve on, kuvailee Hannukkala.
 

Yli 1000 kiinteistön migraatioprojekti maaliin

Vuonna 2022 toteutettiin toinen mittava siirtoprojekti, kun Keskon kiinteistöarkisto ja yli 1000 kiinteistöä lukuisine projekteineen siirrettiin SokoPron uuteen ympäristöön. Valtava ponnistus vaati huolellista suunnittelua, ja tarkkaa toteutusta mietittiin yhdessä käyttäjien kanssa.

Arkistoidut ja ei-aktiiviset projektit siirrettiin onnistuneesti kuudessa kuukaudessa, ja viimeisetkin aktiiviset projektit saatiin uuteen järjestelmään syksyllä 2024. Kaiken kaikkiaan mittava projekti onnistui erinomaisesti.

Keskon ja SokoPron poikkeuksellisen pitkä yhteistyö erilaisine vaiheineen on kestänyt lähes 20 vuotta. 

Tämä on kumppanuutta parhaimmillaan. Yhteistyö on tuottanut molemmille etua: me olemme parantaneet hallittavuutta ja tuottavuutta, kun taas SokoPro on saanut tuottoa kasvaneiden volyymien kautta. Tämä on yhteispeliä, jossa ohjelmistoa ja toimintaprosesseja kehitetään jatkuvasti muun muassa ohjausryhmien välityksellä, päättää Kemppainen.