JIP Isännöinti halusi tehostaa liiketoimintaansa ja siirtyi käyttämään SokoPro-kiinteistöpankkia dokumentinhallinnassa. Manuaalinen paperiarkisto on saanut arkikäytössä jäädä historiaan, kun merkittävä osa dokumentaatiosta on siirretty sähköiseen muotoon.
Asiakkaan haaste oli tyypillinen – tiedot olivat manuaalisessa muodossa ja kiinteistön historiasta riippuen niitä oli vaihteleva määrä. Paperiset piirustukset veivät paljon tilaa ja piirustuksia etsittiin usein väärästä paikasta.
Tähän haasteeseen lähdettiin yksissä tuumin etsimään ratkaisua JIP Isännöinnin toimitusjohtajan Toivo Korhosen ja SokoPron jälleenmyyjän Granon Key Account Managerin Pertti Palviaisen voimin.
Erilaisiin kohteisiin liittyvän dokumentaation on oltava helposti hallittavaa ja ajantasaista. Projekteissa on mukana lisäksi lukuisia eri sidosryhmiä, jolloin tiedon on oltava helposti oikeiden henkilöiden saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Näistä lähtökohdista oli selkeää lähteä tarjoamaan asiakkaalle juuri oikeanlaista ratkaisua, Palviainen Granolta kertoo.
Ongelmaan löydettiin nopeasti ratkaisu SokoPro-kiinteistöpankista. Kaikki kiinteistöihin liittyvät dokumentit digitoitiin Granon toimesta sähköiseen muotoon ja tallennettiin SokoProhon, jolloin ne löytyvät jatkossa samasta paikasta tietoturvallisesti. Dokumenttien ylläpito helpottuu, kun koko kiinteistön elinkaarenaikaiset dokumentit ovat yhdessä paikassa ja oikeudet helposti eri osapuolille jaettavissa. Piirustukset pysyvät tallessa ja ovat välittömästi käytettävissä esimerkiksi taloyhtiöiden peruskorjauksiin, vuokrauksen ja teknisen isännöinnin tarpeisiin tai vaikkapa palveluiden kilpailutuksiin.
Suunnitelmien versioiden jakaminen projektipankissa helpottaa työskentelyä myös erilaisissa korjaushankkeissa. Selkeää aika- ja kustannussäästöä myös syntyy, kun paperipiirustusten käsitteleminen on jäänyt pois. Kiinteistöpankin ansiosta kaikilla osapuolilla on aina käytössään viimeisin ja ajantasaisin tieto.
”Meillä saattaa olla hankkeissa yhteensä satoja eri käyttäjiä ja hyödynnämme SokoProta yhtä lailla pienissä korjaushankkeissa, kuin suuremmissa muutostöissä. SokoProsta on meille merkittävää lisäarvoa myös vuokravälityksessä, jossa esimerkiksi pohjakuvat löytyvät kätevästi yhdestä paikasta. Projektipankin ansioista tiedon jakaminen juuri oikeille osapuolille on nopeaa ja sujuvaa ” JIP Isännöinnin toimitusjohtaja Toivo Korhonen kertoo.
SokoPro on ollut JIP Isännöinnillä käytössä jo lähes kymmenen vuoden ajan ja Korhosen mielestä SokoPron suurimmat hyödyt tulevat selkeästä ja helppokäyttöisestä käyttöliittymästä ja siksi SokoPron käytön laajentaminen on ollut helppoa. ”Tietoturva-asiat ja ylläpidon kehittäminen ovat meille myös erittäin tärkeitä. Näistä syistä teemme yhteistyötä juuri SokoPron kanssa”, Korhonen päättää.
JIP Isännöinti on asiakaslähtöinen isännöintitoimisto, joka on palvellut asiakkaitaan jo yli 30 vuoden ajan. Hallinnoitavia kohteita on yli 400 ja palveluihin kuuluvat isännöinti, tekninen isännöinti, vuokraus sekä kiinteistökonsultointi.
