Hyvä tiedonhallinta lisää tehokkuutta ja vähentää hukkaa työmaalla

Suomen suurimmalla työmaalla, Helsinki-Vantaan lentoasemalla, valmistuu joulukuussa hulppea uusi sisäänkäynti sekä lentoaseman uudet liikennejärjestelyt. Mittavan kehityshankkeen projektinhallinnassa lentoasemayhtiö Finavia luottaa SokoPro-työkaluun, joka on pilvipalvelu tietojen hallintaan, jakamiseen ja arkistointiin.

Helsinki-Vantaan lentoaseman laaja 10-vuotinen kehityshanke valmistuu vuonna 2023, ja on silloin rakennusaikanaan työllistänyt yli 16 000 ihmistä ja yli tuhat yritystä. Tämän kokoluokan hanke vaatii melkoista projektinjohtamista sekä saumatonta viestintää eri tahojen välillä.

2000-luvun alusta Finavia on käyttänyt SokoPro-ohjelmistoa. Finavian tekniikasta, vastuullisuudesta ja turvallisuudesta vastaava johtaja Henri Hansson toteaa, että harvan yrityksen kanssa Finavia on tehnyt näin pitkää yhteistyötä.

Paitsi Helsinki-Vantaan lentoasemalla, Finavialla on jatkuvasti käynnissä projekteja 20 lentoasemallaan ympäri Suomea, johon Finavia käyttää SokoProta asemien kehittämisessä, suunnittelussa sekä muutos- ja rakennusprojekteissa.

”Tiloissamme tapahtuu koko ajan: niitä ylläpidetään ja niihin tehdään muutoksia. Projektinhallinta on keskeinen osa meidän toimintaamme ja SokoPro on keino hallita tietoa ja teknisiä dokumentteja. On äärimmäisen tärkeää, että meillä on ajantasainen järjestelmä käytössä, jotta tieto kulkisi kaikissa hankkeissa. Tälläkin hetkellä meillä taitaa olla noin 50 projektipankkia käytössä”, Hansson kertoo.

Tiedonhallintaa läpi projektin elinkaaren

Dokumentinhallintaohjelmisto SokoPro on Suomen ensimmäinen projektipankki, jota käyttää yli 90 000 käyttäjää Suomessa ja ulkomailla. Työkalu on laite- ja selainriippumaton ja se on kehitetty yhdessä asiakkaiden kanssa heidän tarpeisiinsa. Finavia käyttää SokoProta hankkeisiinsa koko niiden elinkaaren ajan, aina projektin suunnittelusta ja tarjouspyyntövaiheesta valmiin projektin ylläpitovaiheeseen asti.

”Hyödynnämme SokoProta oikeuksien jakamiseen projektipankkiin. Kun projekti käynnistetään, starttimateriaalin kimppuun hyppäävät suunnittelijat. Myöhemmin, kun palveluntuottajat ja urakoitsijat tulevat ketjuun mukaan, heille jaetaan tarjouspyyntöaineisto sähköisesti pankkien kautta ja he pystyvät sitä kautta laskemaan urakkatarjouksiaan. Voittanut urakoitsija pääsee projektiin helposti mukaan ja saa suunnittelumateriaalin projektia varten”, Hansson kuvaa.

Finavian kehityshankkeiden rakennusvaiheessa mukana on valtava määrä sekä sisäisiä että ulkoisia sidosryhmiä. Projektit ovat monipuolisia ja monimutkaisia, ja on tärkeää, että eri osapuolten käytössä oleva tieto liikkuu ja on helposti saatavilla ja ajantasalla, niin että tiukat aikataulut pitävät.

”Tiedonhallinnan ja dokumentaation ajantasaistamiseen SokoPro on oikea valinta. Se tuo eheyttä ja hallittua olotilaa kaikille osapuolille. SokoPron avulla myös hukka ja säätö rakennusprojekteissa vähenee. Jokainen rakennustyömaa on uniikki ja dokumentaation hallinta lisää tehokkuutta ja vähentää epätietoisuutta”, Hansson kehuu.

Kun kehitysprojekti valmistuu ja otetaan käyttöön, sen kunnossapidosta vastaa Finavian ylläpito-organisaatio, jolle projektipankin tieto siirtyy. SokoProssa ylläpito pystyy myös jo rakennusaikana kommentoimaan projektin kehitystä ja käyttämään materiaalia omaan koulutukseensa. Työkaluun kertynyt tieto on ylläpidolle arvokasta, koska asemien prosessien pitää toimia eri olosuhteissa, niin talvella kuin kesällä, sekä kiireisinä että hiljaisempina aikoina. Kun projektin kohde lähestyy elinkaarensa loppua, vanhan projektin tietoa käytetään taas seuraavaan projektiin uutena materiaalina.

”Se on sellainen jatkuva kierto informaation ja datan hallinnassa”, toteaa Hansson ja kertoo, että SokoPro mukautuu hyvin erilaisiin projekteihin: ”SokoPro soveltuu varsinkin moniprojektiympäristöihin. Se sopii niin pieniin kuin isoihin hankkeisiin, ja me käytämme sitä myös ihan pienissäkin hankkeissa. SokoPro on hyvin joustava työkalu.”

Luotettava kumppani, joka mukautuu asiakkaan tarpeisiin

Paitsi projektinhallinnassa, Finavia käyttää Granon tuotteita myös markkinoinnissaan ja viestinnässään. Hansson kertoo, että Grano on luotettavasti pystynyt toimittamaan toimivia tulosteita lyhyelläkin aikataululla.

”Tilaamme Granolta esimerkiksi suurkuvajulisteita, joita käytämme muun muassa remonttilakanoina suojaamassa työmaita. Pelkkien pelkistettyjen vaneriseinien tilalla meillä on brändinmukaiset tulosteet, joissa olemme yhdistäneet visuaalisempaa ulkonäköä pääviestiin. Granon tuotteita käytämme myös asiakasviestintään, kun esimerkiksi haluamme kertoa poikkeavista kulkureiteistä.”

Yhteistyökumppaneita valitessaan Finavialle tärkeitä ovat tekninen osaaminen, kumppanin taloudellinen kantokyky, kustannustehokkuus ja se, että kumppani on valmis vastaanottamaan palautetta. Hansson täsmentää, että Finavia haluaa tehdä yhteistyötä sellaisten yritysten kanssa, jotka pystyvät vastaamaan asiakkaan haasteisiin, niin laadun kuin hinnan osalta.

”Granon palvelut ovat toimineet ja vastanneet tarpeitamme. Tätä kuvastaa myös se, että meillä näin pitkään on ollut kumppanuussuhde. Grano on pystynyt mukautumaan muttuvassa toimintaympäristössä, ja he ymmärtävät mitä asiakkaat hakevat. Granon vahvuuksia ovat kustannustehokkuus ja asiakaslähtöisyys.”