Kolme vuosikymmentä digitaalista tiedostonhallintapalvelua

30-vuotiaan SokoPron tarina sai alkunsa intohimosta ratkaista asiakkaan ongelma uudella tavalla. Vuonna 1993 tulostustiedostojen siirto oli tuskallisen hidasta. Samaan aikaa Suomessa oli meneillään mittavia rakennushankkeita, joissa oli valtava määrä hallittavaa tietoa. Rohkean, yhdessä asiakkaiden kanssa tehdyn kehitystyön tuloksena luotiin työkalu, joka mullisti rakennusalan digitaalisen projektihallintapalvelun.

Tuttu elintarvikeyritys mainostaa ruokaansa “äitien tekemänä”, ja samalla tavalla SokoPro on asiakkaidensa luoma tuote. Näin asiaa vertaa Granon liiketoiminnan kehitysjohtaja Jouni Silvennoinen. Grano omisti SokoPron ennen vuotta 2021 ja on nyt sen jälleenmyyjä Suomessa.

Tiivis yhteistyö asiakkaiden kanssa jatkuu edelleen. Silvennoinen tukee ekosysteemiajattelua, jossa organisaatiot tekevät yhteistyötä toistensa kanssa ja muodostavat järjestelmiä, joissa toimimalla kaikki osapuolet hyötyvät.

“Emme olisi koskaan päässeet tähän pisteeseen, jos isot yritykset eivät olisi lähteet mukaan heti alusta lähtien. Uudet kehityskohteet tulevat asiakkailtamme ja kuuntelemme heitä tarkasti”, kertoo Silvennoinen.

Silvennoinen muistuttaa, että vaikka puhe keskittyy helposti isoihin yrityksiin ja mittaviin rakennusprojekteihin, niin SokoPro skaalautuu myös pienempiin projekteihin.

Huippuluokan tietoturva

Tietoturva on ollut aina yksi tärkeimmistä asioista, johon SokoPron kehitystyössä on panostettu.

“SokoProssa ei ole ollut tietovuotoja tai tietomurtoja koko sen 30-vuotisen historian aikana. Se, että asiakkaan tieto on heillä aina käytettävissä ja turvassa, luo keskinäisen luottamuksen.”

SokoProta kehitetään jatkuvasti, mutta lopulta asiakas päättää, mihin suuntaan ohjelmistoa viedään. “Tämä on jatkuva prosessi. Olen varma, että SokoPro on tuskin vielä edes keski-iässä”, pohtii Silvennoinen.

Läpinäkyvyyttä projektinhallintaan

Asiakkaille on tärkeää, että he voivat projektityökalun avulla hallita itse omat projektinsa. Palvelun kokonaisuuden hallittavuuteen on kehitystyössä panostettu paljon, sillä se tuo projektinhallintaan läpinäkyvyyttä.

“Kun asiakkaalle perustetaan tili SokoProhon, he voivat luoda sopimuksensa mukaisesti projekteja ja hallita niitä itse. On tärkeää, että asiakas kokee, että ohjelma on heidän ympäristönsä”, kertoo SokoPron operaativinen johtaja Rasmus Vainio.

Asiakaspalvelu on kunnia-asia

Jos apua kuitenkin tarvitaan, sitä on myös saatavilla. SokoPro on ylpeä helpdeskistään, eikä suotta: Asiakkaat tituleeraavat sitä maailman parhaaksi. Helpdesk toimii Espoossa, Vaasassa ja Jyväskylässä, ja asiointi onnistuu kolmella kielellä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Helpdeskin asiakaspalvelijoille on kunnia-asia, että asiakkaan tukipyyntöön vastataan nopeasti. Keskimäärin toive ratkaistaan 20 minuutissa siitä hetkestä, kun pyyntö on tullut.

“Tukipyynnöt koskevat harvoin itse käyttöjärjestelmää. Yleensä toiveet liittyvät esimerkiksi siihen, että käyttäjä ei voi tehdä jotain projektissa, jolloin tuki on yhteydessä projektin pääkäyttäjään. Tuki auttaa myös koulutuksissa”, kertoo Vainio.

Vainio on ylpeä tiimistään. “Tukitiimi on välittävä, tehokas ja oikeita päätöksiä tekevä porukka. Olen super ylpeä, että olen osa tätä joukkoa.”

Vahva sitoutuminen yhdessä tekemiseen

Tällä hetkellä noin 90 000 käyttäjää hyödyntää SokoPron projektihallintapalvelua, käyttäjistä 10 prosenttia sijaitsee ulkomailla. Ruotsalainen iBinder Group hankki SokoPron liiketoiminnan Granolta vuonna 2021.

iBinder on jo vakiinnuttanut vahvan aseman Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa, mutta Suomessa heidän tunnettuutensa on ollut aiemmin vähäistä. iBinderilla on hyvin samankaltainen tausta kuin SokoProlla, mikä nopeutti yhteisen sävelen löytämistä.

”SokoProlla oli vahva asema Suomessa, ja  suomalaiset asiakkaat arvostavat SokoPron palveluita korkealle. SokoPron tiimi on erittäin sitoutunut työhönsä, ja arvostamme heidän omistautumistaan suuresti”, kertoo iBinderin toimitusjohtaja Per Hedebäck.

Kun kaksi yritystä sulautuu yhteen, on yrityskulttuurilla suuri merkitys. Joskus sen eteen on paljon tehtävää vielä fuusion jälkeenkin.

“SokoPron ja iBinderin yrityskulttuurit sopivat hyvin yhteen alusta lähtien. Meidän on helppo tehdä yhdessä töitä, viestintä on avointa ja sitoutuminen yhdessä tekemiseen vahvaa.”

Vastuullisuus kasvattaa kiinteistön arvoa

Pohjoismaiden yhteinen tavoite on toimia vähähiilisen ja kestävän rakentamisen suunnannäyttäjänä. Ruotsissa ja Tanskassa rakennusten ilmastovaikutusten arviointi on jo pakollista. Suomessa elinkaariarviointi tulee pakolliseksi vuonna 2025 uudessa maankäyttö- ja rakentamislaissa, joka tuo vaatimuslistalle muun muassa ilmastoselvityksen, materiaaliselosteet ja CO2-raja-arvot.

Vaatimuksen tavoite on selkeä: rakennusten hiilijalanjäljen pienentäminen koko niiden elinkaaren ajan. Vaatimus tulee koskemaan kaikkia uusia rakennushankkeita, joille haetaan rakennuslupaa. iBinderin päämääränä on tukea myös suomalaisia asiakkaita rakennusprosessien tehokkaassa hallinnassa, jossa vastuullisuus on keskeisessä roolissa.

“Haluamme, että asiakkaat onnistuvat elinkaariarvion vaatimusten täyttämisessä. Tämä on tärkeää, sillä vastuullisuus on yhä keskeisempi vaikuttaja kiinteistön arvoon”, kertoo Hedebäck. “Voimme auttaa asiakkaita esimerkiksi kartoittamaan sisältääkö kiinteistö haitallisia aineita ja mitä materiaaleja voidaan hyödyntää uudelleen tai kierrättää.”

Läpinäkyvyyttä ja helppoutta projektityöhön

Projektijohtaja Pekka Kähkönen on ollut SRV:n palveluksessa 26 vuotta, joten hän tuntee kaikki alan kiemurat. SokoProta hän on käyttänyt koko sen olemassaolon ajan.

Projektipankista on ollut SRV:lle erityisesti kaksi etua. Kuvia ei tarvitse tilata erikseen, sillä viimeinen versio on saatavilla heti, kun suunnittelija on luonut sellaisen. Arkea helpottaa myös se, että tarjouspyynnöt onnistuvat sujuvasti projektipankin kautta.

Kähkönen listaa SokoPron rakennusprojektin arkeen tuomia hyötyjä: läpinäkyvyys, helppous, monipuolisuus ja nopeus käsitellä työmaan asioita.

“Henkilöt voivat vaihtua, mutta dokumentit löytyvät aina kun jotain tarvitaan. Kun dokumentit on asiallisesti arkistoitu, ne eivät katoa mihinkään. Kiinteistön ylläpidon kannalta tämä on erinomaista, sillä kun kiinteistöjä päivitetään, niin aina löytyy ajan tasalla oleva tieto”, Kähkönen kuvailee.

Orionille suurin etu on arjen sujuvuus

Orion on ollut silminnäkijänä SokoPron huikealle kasvutarinalle ja markkinoiden valtavalle muutokselle. Yritys on ollut mukana järjestelmän kehitystyössä koko sen 30-vuotisen historian ajan.

“Me olimme SokoPron ensimmäisiä kokeilijoita. Vuosien mittaan he ovat keränneet arvokasta palautetta ja tietoa asiakkailtaan siitä, mihin suuntaan ohjelmistoa tulisi kehittää”, kertoo Orionin EHS ja kiinteistöjohtaja Juha Paasi.

SokoPro on Orionille työkalu dokumenttien hallintaan projektin aikana ja suunnittelumateriaalin ylläpitoon yhteistyökumppaneille. Myös tuttu ja luotettava tarjoustyökalu on aktiivisessa käytössä. Paasin mukaan ohjelma tuottaa myös suoria liiketoimintahyötyjä, mutta sen suurin arvo piilee arjen sujuvuudessa.

Paasi ihmetteleekin miten ilman yhteistä pilvipalvelua voisi enää elää? Datanhallinta olisi mahdotonta ilman sitä.

“Rakentaminen jatkuu tulevaisuudessakin. Aina löytyy korjattavaa, purettavaa tai muutettavaa. Pilvipalvelu säilyttää asemansa, ja onneksi SokoPro satsaa vahvasti järjestelmäänsä. Olemme siihen todella tyytyväisiä”, kiteyttää Paasi.