Så digitaliserade Ålands Fastighetsverk sin projektstyrning med SokoPro

Landskapets fastighetsverk förvaltar närmare 400 byggnader och anläggningar samt omfattande mark- och vattenområden i Åland, vilket gör dem till en nyckelaktör i regionens offentliga infrastruktur. Med ett växande behov av förbättrad översikt och säkrare dokumenthantering valde de att implementera en professionell projektdatabas. För detta ändamål valdes SokoPro, som sedan dess har bidragit till effektivare samarbete, färre fel och en tydlig kvalitetsökning i hela organisationen.

Daniel Andersson, arkitekt vid Landskapets fastighetsverk, berättar att behovet av struktur blev tydligt i takt med fler och mer komplexa projekt, då att hålla ordning på filer, versioner och ansvariga personer blev en utmaning.

När flera aktörer är inblandade i samma projekt måste det vara tydligt vilken information som gäller. Om någon råkar använda en gammal ritning kan det leda till misstag”, säger Andersson.

Från spridda dokument till strukturerad projekthantering

Innan SokoPro infördes, saknades ett enhetligt system för att hantera projektinformation. Ritningar och filer delades på flera olika sätt, vilket ökade risken för att fel versioner användes eller att viktig information inte nådde fram till rätt person. Med SokoPro fick Fastighetsverket en central plattform där det är enkelt att styra vem som har tillgång till vad, och alltid säkerställa att alla arbetar med den senaste versionen av varje dokument.

Särskilt i komplexa byggprojekt, där många externa aktörer är inblandade, har det blivit avgörande att kunna samla all dokumentation på ett och samma ställe.

För oss är SokoPro ett kvalitetssäkringsverktyg. Vi vet att rätt person får rätt information, vilket sparar tid och minimerar fel. Dessutom ökar SokoPro vår professionalitet gentemot andra som är involverade i projekten”, säger Andersson.

Användarvänlighet som grund för strukturerad projektledning

Det var inte bara funktionaliteten som vägde tungt när Fastighetsverket valde SokoPro – även gränssnittets användarvänlighet spelade en avgörande roll. För ett team där alla inte nödvändigtvis är vana vid tekniska system var det viktigt att hitta ett verktyg som både kollegor, projektledare och externa aktörer kunde ta i bruk utan lång inlärningskurva.

En stor fördel har varit att systemet fungerar lika bra på kontoret som ute på byggarbetsplatsen, vare sig man använder dator, surfplatta eller mobil. Det har inneburit att ritningar och annan projektinformation alltid finns tillgänglig, oavsett var man befinner sig. Tidigare behövdes papperskopior eller tillgång till interna servrar. Nu räcker det med en inloggning.

Det märks att SokoPro är byggt för ändamålet. Det är tryggt, smidigt och fungerar både i mobilen och på kontoret”, säger Andersson.

Samtidigt har bemötandet från SokoPros team varit en viktig del av helhetsupplevelsen. “Professionellt, vänligt och lösningsorienterat”, beskriver Andersson kontakten med kundteamet. Kombinationen av ett intuitivt system och ett lyhört stöd har gjort att SokoPro snabbt blivit en naturlig del av Fastighetsverkets arbetssätt.

Ett samarbete som utvecklas

Sedan starten 2023 har samarbetet vuxit. Fastighetsverket har börjat använda SokoPro i fler projekt, och ser nu möjligheten att bredda användningen även till mindre omfattande bygg- och underhållsarbeten – projekt som tidigare hanterats via e-post och utspridda dokument. Målet är att skapa en enhetlig arbetsmetod oavsett projektets storlek.

Samarbetet har varit sömlöst från start. Vi känner oss lyssnade på och får alltid snabb respons”, säger Andersson.

För SokoPro har samarbetet med Landskapets fastighetsverk också varit ett värdefullt partnerskap. Enligt Ilona Huuhtanen, Account Executive på SokoPro, har teamet på Åland visat hur ett digitalt verktyg kan integreras smidigt i en verksamhet som ansvarar för allt från sjukhus och skolor till kulturarv, naturreservat och infrastrukturprojekt.

Teamet på Fastighetsverket är oerhört självgående – de startar och driver projekten på egen hand, utan att behöva kontakta support. Det vittnar både om hur intuitivt systemet är och vilken professionalism som präglar deras arbete”, säger Huuhtanen.

En annan nyckel till ett lyckat samarbete har varit kommunikationen. Eftersom SokoPro har personal som behärskar både svenska och engelska, har all dialog kunnat ske på kundens villkor – något som varit särskilt viktigt för Landskapets fastighetsverk som en tvåspråkig organisation.

Vi har kunnat stötta dem på det andra inhemska språket, och varit proaktiva i att informera om nya funktioner. Det har gjort att samarbetet känts smidigt och ömsesidigt från dag ett”, säger Huuhtanen.