Uuden oppimisesta oivalluksiin – SokoPro vastaa Väylän odotuksiin

Väylä tarvitsi suureen tietyöhankkeeseen toimivan yhteistyöalustan. SokoPro räätälöi palvelujaan vastaamaan Väylän tarpeita. Onnistuneesta yhteistyöstä syntyi odotukset lunastava uudistettu palvelu ja hyviä näkökulmia SokoPron tuotekehittelyyn.

Valtatie 12 Lahden eteläinen kehätie on yksi Suomen harvoista tiheiden asutusalueiden läpi kulkevista valtateistä. Uuden vaihtoehtoisen ja turvallisemman linjauksen suunnittelu Lahden eteläiselle puolelle on ollut vireillä jo 50 vuotta.

Jos hanke olisi aloitettu silloin, kun sitä alunperin suunniteltiin 60-luvulla, olisi tiedon hallitseminen, jakaminen ja arkistointi varmasti vaatinut pino kaupalla paperia, kansioita ja fyysistä tilaa.

Ei tarvitse mennä viittäkymmentä tai edes kymmentä vuotta taaksepäin, kun kokonaisvaltaisten sähköisten palveluiden sijaan käytössä olivat tulosteet, kopiot ja kirjekuoret. Paljon on muuttunut sittemmin. Tänä päivänä turhia tulosteita pyritään välttämään viimeiseen asti ja tietoa pyöritään lähinnä pilvipalveluissa. Erityisen tärkeää on, että tarpeellista tietoa ei tarvitse etsiä useista lähteistä.

– Meille Väylällä on tärkeää, että mahdollisimman moni asia onnistuu samalla sähköisellä alustalla. SokoPro on pystynyt vastaamaan hyvin tähän tarpeeseen, ja siksi käytämmekin SokoProta, Projektipäällikkö Juha-Pekka Hämäläinen toteaa.

Valtava tiedon ja datan määrä vaati mutkattomia ratkaisuja

Vuonna 2018 työt alkoivat Lahden eteläisellä kehätiellä ja työmaalle tarvittiin toimivia sähköisiä järjestelmiä. Suuri hankepaketti jaettiin kolmeksi urakaksi, joten tiedon hallinnoinnin, jakamisen ja arkistoinnin haluttiin toimivan mahdollisimman mutkattomasti.

Väylävirasto eli Väylä vastaa muun muassa valtion tieverkoston kehittämisestä sekä kunnostamisesta ja on mukana Vt 12 Lahden eteläinen kehätie hankkeessa yhtenä tilaaja-
osapuolena yhdessä Hollolan kunnan ja Lahden kaupungin kanssa. Väylä on käyttänyt SokoProta hankkeessa erityisesti tilaajan sisäisenä projektiportaalina.

– Tiedon määrä on tämänkaltaisissa projekteissa valtava ja osapuolia monia. Haasteena oli, että tietoja piti voida rajata niin, että vain halutut osapuolet pystyvät näkemään ne, Juha-Pekka Hämäläinen Väylältä kertoo.

Hämäläisen mukaan SokoProssa tiedon ja tiedostojen rajaaminen on onnistunut ongelmitta.

Yhteistyön avaimena avoin kommunikaatio ja rakentava palaute

SokoPron ja Väylän yhteistyö alkoi jo 2014 ja vuodet ovat kasvattaneet molemminpuolista luottamusta. Avaimena toimivaan yhteistyöhön on ollut avoin kommunikaatio. Juha-Pekka Hämäläinen kertoo laittaneensa useita kertoja vuosien varrella SokoProlle kehitysehdotuksia ja palaute on otettu positiivisesti vastaan.

– Kun meiltä on tullut kehitysehdotuksia, jotka on todettu hyödyllisiksi, ne ovat jalkautuneet SokoPron järjestelmään ominaisuuksiksi ja päätyneet sitten lopulta käyttöön myös muille SokoPron asiakkaille, Hämäläinen täsmentää.

Asiakkaan kuuntelu on SokoProlle tärkeää, sillä kun ymmärretään palvelun käyttäjää, kehitys menee oikeaan suuntaan. SokoProsta todetaan yhteistyön olevan parhaimmillaan oppimisprosessi.

– On ollut antoisaa työskennellä Väylän innovatiivisten osaajien kanssa. Ymmärrämme nyt myös paremmin nykypäivän infrarakentamisen tarpeita.

Hankkeen aikana SokoPron järjestelmää on uudistettu vastaamaan paremmin Väylän toiveita ja odotuksia. Lakimuutoksen takia Väylä tarvitsi käyttöönsä myös kilpailutustyökalun, jonka avulla hankkeen toimijoiden kilpailutus pystytään tekemään sähköisesti. Lisäksi toiveissa oli saada niin kutsuttu ”kahden kuoren menettely” sähköiseen muotoon. Kyseessä on Väylällä käytössä oleva toimintatapa, jolla varmistetaan, että tarjouksissa laatu huomioidaan ennen hintaa. Nykyisin menettely on osa SokoPron kilpailutustyökalua.

Kun puheeksi tulee projektin haasteet ja onnistumiset Väylän Juha-Pekka Hämäläinen muistelee sähköisen kilpailutustyökalun kehittämistä. Väylän järjestelmän kautta toteutetut suuret kilpailutukset sujuivat toivotulla tavalla ja tämän jälkeen kehitystä on jatkettu yhteistyössä. Selvää on, että tämä on ollut SokoProlle projektin suurin haaste ja onnistuminen.

– Kilpailutuksien aikana moni asia olisi voinut mennä pieleen järjestelmän osalta, mutta onneksi näin ei käynyt. Kaikki toimi hienosti, Hämäläinen hymähtää.

Mahdollisuuksista tulevaisuuteen

Vuosien yhteistyö on poikinut useita hyötyjä niin Väylälle kuin SokoProllekin. Väylä sai käyttöönsä tarpeittensa mukaiset työkalut tiedon jakoon, arkistointiin ja hallintaan, sekä sähköisiin tarjouspyyntöihin. SokoPron ydinosaaminen on jo 20 vuotta ollut tiedon käsittelyssä. Yhteistyö Väylän kanssa on avannut uudenlaisia näkökulmia liiketoimintaan ja tulevaan tuotekehitykseen.

Rajapinta tarkoittaa sitä, miten eri yritysten ohjelmat toimivat yhteen ja keskustelevat keskenään. Usein isommissa hankkeissa saattaa olla käytössä useiden eri ohjelmistokehittäjien tuotteita. Jos tiedonsiirto ohjelmien välillä toimisi helposti, se helpottaisi entisestään asiakkaan arkea ja nopeuttaisi prosesseja.

Vt 12 tietyöhanke jatkuu yhä ja SokoPron järjestelmään on jo nyt arkistoitunut monen gigan edestä Väylän dokumentteja ja muuta dataa. Jos kaikki menee suunnitelmien mukaan, uudet tieosuudet Lahden ja Hollolan alueella tulevat käyttöön vuoden 2020 loppupuolella. Liikenne kulkee, tekniikka kehittyy ja suuret hankkeet valmistuvat useiden tahojen ja alojen edustajien yhteistyöllä.