Näin Ahvenanmaan kiinteistövirasto digitalisoi projektinhallintansa SokoPron avulla

Maakunnan kiinteistövirasto hallinnoi lähes 400 rakennusta ja laitosta sekä laajoja maa- ja vesialueita Ahvenanmaalla, mikä tekee siitä keskeisen toimijan alueen julkisessa infrastruktuurissa. Virasto tarvitsi paremman yleiskuvan ja turvallisemman asiakirjahallinnan, joten se päätti ottaa käyttöön ammattimaisen projektitietokannan. Tähän tarkoitukseen valittiin SokoPro, joka on sittemmin tehostanut yhteistyötä, vähentänyt virheitä ja parantanut selvästi laatua koko organisaatiossa. 

Kiinteistöviraston arkkitehti Daniel Andersson kertoo, että järjestelmällisyyden tarve kävi selväksi, kun projektit muuttuivat yhä monimutkaisemmiksi ja tiedostojen, versioiden ja vastuuhenkilöiden seuraamisesta tuli haasteellista. 

Kun samaan projektiin osallistuu useita toimijoita, on oltava selvää, mitä tietoja sovelletaan. Vanhan piirustuksen käyttäminen vahingossa voi johtaa virheisiin”, Andersson sanoo. 

Hajallaan olevista asiakirjoista jäsenneltyyn projektinhallintaan 

Ennen SokoPron käyttöönottoa kiinteistövirastolla ei ollut yhtenäistä järjestelmää projektitietojen hallintaan. Piirustuksia ja tiedostoja jaettiin eri tavoin, jolloin oli riskinä, että käytettiin vääriä versioita tai että tärkeä tieto ei mennyt oikealle henkilölle. SokoPron avulla kiinteistövirasto sai keskitetyn alustan, jossa on helppo valvoa käyttöoikeuksia ja varmistaa, että kaikki työskentelevät aina kunkin asiakirjan viimeisimmän version kanssa. 

Erityisesti monimutkaisissa rakennusprojekteissa, joissa on mukana monia ulkopuolisia toimijoita, on ratkaisevan tärkeää, että kaikki asiakirjat voidaan koota yhteen paikkaan. 

SokoPro on meille laadunvarmistustyökalu. Tiedämme, että oikea henkilö saa oikeat tiedot, mikä säästää aikaa ja minimoi virheet. Lisäksi SokoPron avulla voimme toimia ammattimaisesti muita projekteissa mukana olevia kohtaan”, Andersson kertoo. 

Helppokäyttöisyys jäsennellyn projektinhallinnan perustana 

Kun kiinteistövirasto valitsi SokoPron, kriteereissä ei painanut pelkästään toiminnallisuus, vaan myös käyttöliittymän helppokäyttöisyys oli ratkaisevassa roolissa. Koska kaikki eivät välttämättä tunne teknisiä järjestelmiä, tiimille oli tärkeää löytää työkalu, jonka kollegat, projektipäälliköt ja ulkoiset toimijat voisivat ottaa käyttöön ilman pitkää oppimiskäyrää. 

Merkittävä etu on ollut se, että järjestelmä toimii yhtä hyvin sekä toimistossa että työmaalla niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimellakin. Tämä on merkinnyt sitä, että piirustukset ja muut projektitiedot ovat aina saatavilla, missä tahansa käyttäjä onkin. Aiemmin tarvittiin paperikopioita tai pääsy sisäisille palvelimille. Nyt kertakirjautuminen riittää. 

SokoPron voi sanoa olevan tarkoitusta varten rakennettu. Se on turvallinen, kätevä ja toimii sekä puhelimessa että toimistossa”, Andersson sanoo. 

Samalla SokoPro-tiimin tarjoama palvelu on ollut tärkeä osa kokonaiskokemusta. ”Ammattitaitoisia, ystävällisiä ja ratkaisukeskeisiä”, Andersson kuvailee yhteydenpitoa asiakastiimiin. Intuitiivisen järjestelmän ja toimivan tuen yhdistelmä on merkinnyt sitä, että SokoProsta on nopeasti tullut luonnollinen osa kiinteistöviraston työskentelytapaa. 

Kehittyvää yhteistyötä 

Yhteistyö on laajentunut sen jälkeen, kun se aloitettiin vuonna 2023. Kiinteistövirasto on alkanut käyttää SokoProta useammissa projekteissa. Nyt virastossa pohditaan mahdollisuutta laajentaa järjestelmän käyttöä pienempiin rakennus- ja kunnossapitohankkeisiin, jotka aiemmin hoidettiin sähköpostin ja hajallaan olevien asiakirjojen avulla. Tavoitteena on luoda yhtenäinen työmenetelmä projektin koosta riippumatta. 

Yhteistyö on ollut saumatonta alusta alkaen. Tunnemme, että meitä kuunnellaan ja saamme aina nopeasti vastauksia”, Andersson sanoo.

SokoProlle yhteistyö Ahvenanmaan kiinteistöviraston kanssa on myös ollut arvokas kumppanuus. SokoPron Account Executive Ilona Huuhtasen mukaan Ahvenanmaan tiimi on osoittanut, miten digitaalinen työkalu voidaan integroida saumattomasti organisaatioon, joka vastaa kaikesta sairaaloista ja kouluista kulttuuriperintöön, luonnonsuojelualueisiin ja infrastruktuuriprojekteihin. 

Kiinteistöviraston tiimi on erittäin itseohjautuva – he aloittavat ja toteuttavat projekteja itsenäisesti ilman, että heidän tarvitsee ottaa yhteyttä tukeen. Se on osoitus sekä järjestelmän intuitiivisuudesta että heidän ammatillisesta osaamisestaan”, Huuhtanen sanoo. 

Toinen avain onnistuneeseen yhteistyöhön on ollut viestintä. Koska SokoPron henkilökunta osaa sekä ruotsia että englantia, kaikki keskustelut on voitu käydä asiakkaan ehdoilla, mikä on ollut erityisen tärkeää Ahvenanmaan kiinteistövirastolle, joka on kaksikielinen organisaatio. 

Olemme pystyneet tukemaan heitä toisella kotimaisella kielellä ja tiedottaneet heille ennakoivasti uusista ominaisuuksista. Se on saanut yhteistyön tuntumaan sujuvalta ja vastavuoroiselta heti ensimmäisestä päivästä lähtien”, Huuhtanen sanoo.