Kymen Vesi oy sähköisti tärkeät dokumentit SokoPron avulla

Kymen Vesi Oy tarvitsi sähköisen tiedostohallintaohjelmiston, jonka avulla yrityksen tärkeät aineistot, lain mukaan säilytettävät paperit ja yrityksen liiketoiminnan kannalta kriittiset aineistot digitoitaisiin ja arkistoitaisiin sähköiseen muotoon. SokoPro osottautui oivaksi valinnaksi ja perusti Kymen Vedelle projektipankin, jonka kautta tietoihin pääsee helposti käsiksi laitteesta tai sijainnista riippumatta. SokoPron jälleenmyyjänä operoiva Grano astui kuvioihin luotettavana kumppanina jo dokumenttien digitointivaiheessa.

Kymen Vesi Oy tuottaa vesihuoltopalveluja Kymenlaaksossa. Kymen Vesi huolehtii toiminta-alueensa puhtaan veden jakelusta, veden laadusta, huleveden oikeaoppisesta johtamisesta vesistöön sekä jätevesien vastuullisesta puhdistamisesta. Yrityksessä työskentelee noin 60 työntekijää.

Kaisa Jyrälä toimii Kymen Veden talouspäällikkönä. Hän on työskennellyt lähes 10 vuotta Kymen Vesi Oy:ssä erilaisissa talouden ja hallinnon tehtävissä.

Sini Latvela työskentelee Kymen Veden vakituisena toimistosihteerinä. Hän aloitti uransa opintojen myötä ollessaan harjoittelijana Kymen Vedellä.

SokoPro 2.0 on helppokäyttöinen ja monipuolinen

Kymen Vesi päätyi käyttämään SokoPro 2.0:a, helppokäyttöisyyden ja monipuolisuuden vuoksi. SokoPro luotiin Kymen Veden toiveiden mukaan, jotta se olisi mahdollisimman helppokäyttöinen ja yrityksen näköinen. SokoProhon tallennettiin myös kokouskutsut, pöytäkirjat ja investointipäätökset.

Lisäksi niin kutsutut syntysähköiset sopimukset eivät päädy tulevaisuudessa eri paikkaan kuin muut sähköiset aineistot. Nyt kokonaisuus toimii Kymen Veden toivomalla tavalla. SokoPron kautta hoituu myös kaikki suurempiin Kymen Veden hankintoihin liittyvät kilpailutukset SokoBid tarjouspyyntötyökalun avulla.

Suurin hyöty on saavutettavuus

Kaisa ja Sini kertovat, että heille suurin hyöty arkistoinnista ja digitoinnista oli saavutettavuus etenkin, kun etätyö on lisääntynyt yrityksessä.

”Asiakirjoja piti saada sähköiseen muotoon saavutettavuuden vuoksi. Kymen Vedellä on työntekijöitä eri toimipisteissä, joten heidän on päästävä sähköisesti käsiksi tarvittavaan materiaaliin mistä tahansa”, he lisäävät.

”Sähköiseen muotoon siirtäminen oli mahdollista niin, ettei alkuperäinen materiaali vahingoitu”, avaavat molemmat yhteistyöstä.

Digitoinnin yhteydessä Grano teki digitoitavaan materiaaliin tekstintunnistusta sekä tallensi erilaisia haku- ja indeksitietoja, joita SokoPro-portaali tukee.

”Tieto on nyt myös helpommin löydettävissä SokoPron laajojen hakuominaisuuksien avulla”, Kaisa ja Sini toteavat tyytyväisinä.