Haastava tehdashanke poiki uusia toimintatapoja Kotkamillsille ja tärkeitä oppeja SokoProlle

Flying Eagle 2 -nimeä kantaneessa tehdashankkeessa Kotkamills rakensi paitsi kartonkikoneen myös uusia toimintatapoja. Hankkeessa räätälöitiin perustukset Kotkamillsin ja SokoPron nykyiselle yhteistyölle.

Alkuvuodesta 2016 kotkalaisen tuotantolaitoksen paperikonehallissa alkoi tapahtua, kun vanha aikakauslehtipaperia valmistava paperikone sai väistyä uuden kartonkikoneen tieltä. Uusi teknologia ja kestävät arvot olivat metsäteollisuustuotteita valmistavan Kotkamillsin Flying Eagle 2 -projektin ytimessä.

Flying Eagle 2:ksi nimetty projekti tiesi Kotkamillsille paitsi tuotantosuunnan muutosta myös haastavaa tehdashanketta. Omalla alallaan maailman suurin kartonkikone tuottaisi muovitonta kuppikartonkia ja pakkauskartonkia. Kotkamillsin tuotantolaitoksessa valmistetaan kartonkien lisäksi laminaattipaperia, mikä tarkoitti sitä, että vanhassa paperikonehallissa purku- ja rakennustöiden rinnalla kävisi koko projektin ajan paperikone.

– Esisuunnittelua tehnyt konsulttiyritys oli tottunut käyttämään materiaalien keräämiseen ja dokumenttien vaihtoon SokoProta. Kun päätös Flying Eagle 2 -hankkeen toteuttamisesta tehtiin, päädyimme ottamaan SokoPron käyttöön koko projektissa, Kotkamillsissä asennusvalvojana toiminut Risto Mikkola kertoo.

Hankkeen haasteena olivat käyttäjien ja dokumenttien määrä, sillä osapuolia oli kymmeniä suunnittelutoimistosta laitetoimittajiin ja asennusfirmoihin. SokoPro takasi dokumenttien hallinnan ja jakamisen osapuolten välillä.

SokoProlla aika- ja kustannussäästöjä

Projektin aikana SokoPro toimi satojen käyttäjien dokumenttipankkina. Kaiken kaikkiaan ohjelmistoon kertyi hankkeen aikana lähes 100 000 dokumenttia.

– Työtä helpotti se, että dokumentit ovat SokoProssa saatavilla milloin vain, missä vain. Viimeisimmät revisioinnit pystyi avaamaan myös kentällä tabletilla, Mikkola kiittelee.

SokoPron projektikalenterin ansiosta kaikkien tapahtumien ajankohdat olivat yhteisessä kalenterissa. Sellaisia olivat esimerkiksi urakoitsijoille järjestettävät turvallisuusperehdytykset. Työturvallisuutta varmistettiin myös Granon kanssa tuotetuilla työmaaopasteilla.

Varsinaiset laitehankinnat suoritettiin perinteiseen malliin, mutta kun pienempiä hankintoja alkoi kasautua, havahduttiin Kotkamillsissä tarjouspyyntötyökalun tarpeeseen.

– Tarjouspyyntötyökalu helpotti hankintoja, sillä tarjouspyynnöt olivat kaikki samassa paikassa sen sijaan, että ne olisivat täyttäneet sähköpostia. Pystyimme myös seuraamaan, olivatko toimittajat lukeneet tarjouspyyntöjä, Kotkamillsistä kerrotaan.

Räätälöidyt ominaisuudet Kotkamillsin tarpeisiin

Jos Flying Eagle 2 oli rakennushankkeena Kotkamillsille haastava, oli se poikkeuksellinen yhteistyö myös SokoProlle. Perinteiseen talorakentamiseen verrattuna suunnittelijoiden ja laitetoimittajien määrä oli moninkertainen sekä dokumenttimäärä valtava.

– Koska osapuolia oli paljon, dokumenttipankin kansiohierarkia ja metatiedot olivat merkittävässä roolissa. Niitä räätälöitiin projektin alussa ja sen aikana tehdashankkeelle sopiviksi, Granon aluemyyntijohtaja Janne Partanen kertoo.

Tarjouspyyntötyökalu toimi alun perin vain suomen kielellä, mutta SokoPro teki siitä Kotkamillsille englanninkielisen version. Siten se palveli kansainvälisiä kilpailutuksia. Partasen mukaan räätälöitävyys on aina ollut SokoPron valtti, ja siksi SokoProlle oli tärkeää reagoida asiakkaan tarpeisiin ja kehittää ohjelmistoa vaarantamatta sen toimintaa. Hän uskoo, että saumaton yhteydenpito loi asiakassuhteeseen luottamuksen.

– SokoProlle täytyy antaa kiitokset siitä, että toiveemme on toteutettu niin pitkälle kuin se on teknisesti ollut mahdollista. Yhteydenpito on ollut hyvää, ja tarpeemme on huomioitu, sanoo Mikkola.

Yhden projektin opeista jatkuvaan yhteistyöhön

Kotkamillsin uusi kartonkikone käynnistyi heinäkuussa 2016, mutta se ei tarkoittanut loppua SokoPron ja Kotkamillsin yhteistyölle. Päinvastoin, projektin aikainen dokumenttipankki muutti Mikkolan mukaan tehtaan toimintatapoja.

– Meille SokoPron käyttö toi uuden tavan hallita dokumentteja. Ennen projektidokumentit tallennettiin yrityksen yhteiselle serverille. Nyt tiedot kootaan keskitetysti yhteen järjestelmään, josta ne ovat helposti löydettävissä, Mikkola sanoo.

Partasen mukaan Kotkamillsin tehdashanke oli SokoProlle merkittävä oppimisprosessi, jonka oppeja on viety myös ohjelmiston uuden version kehitystyöhön. Flying Eagle 2:n päätyttyä yhteistyö on jalostunut palvelemaan jatkokäyttöä ja tuotantolaitoksen normaalia toimintaa.

– Sen verran tyytyväisiä olemme, että käytämme ohjelmistoa edelleen. Tehdasalueella korjaus- ja uusintaprojekteja riittää. Projektitiedot jaetaan nykyisin käyttäen SokoProta, josta ne löytää helposti. Samalla vältetään sähköpostien täyttyminen, Mikkola summaa.