Älykästä ja ajantasaista tiedonhallintaa SokoPron avulla

Tiedonhallinta on kriittistä – etenkin vanhentuneet ja virheelliset tiedot aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia kiinteistön omistajille pahimmillaan koko kiinteistön elinkaaren ajan. Uuden ja älykkäämmän SokoPron avulla tieto on ajantasaista ja helposti löydettävissä.

Kalajoen kaupungissa tunnistettiin kiinteistön tiedonhallintaan liittyvä haaste. Remontoitavien kiinteistöjen tiedot eivät pysyneet ajantasaisina, koska ne olivat manuaalisessa muodossa. SokoPron asiantuntija lähti miettimään ratkaisua yhdessä asiakkaan kanssa.

-Asiakkaan haaste oli tyypillinen, tiedot olivat manuaalisessa muodossa. Korjausrakentamisen hankkeissa tulee tyypillisesti paljon muutoksia ja dokumentaatio on kriittistä pitää ajantasaisena. Projekteissa on mukana lukuisia eri sidosryhmiä, jolloin tiedon on oltava kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla. Näistä lähtökohdista oli selkeää lähteä tarjoamaan asiakkaalle parasta mahdollista ratkaisua, Customer Success Manager Janne Vänskä SokoProsta kertoo.

Kalajoen kaupungille tarjottiin SokoPron uutta versiota sekä piirustusten digitointia. Uudessa SokoProssa on erinomaiset hakutoiminnot päähaun ja metatietojen osalta. Metatietoja voidaan muokata asiakkaan tarpeen mukaisiksi sekä tehdä piirustuksiin OCR tekstitunnistus, jolloin digitoidut piirustukset ovat löydettävissä myös sisältöhaun tekstitunnisteella. Kiinteistöjen remontit on helppoa hallita antamalla oikeudet oikeille sidosryhmille ja eri osapuolet pääsevät päivittämään suunnitelmia tarpeen vaatiessa. Lisäarvoa hankkeisiin tuo myös SokoPron tarjouspyyntötyökalu, joka tekee kilpailuttamisesta läpinäkyvää ja kustannustehokasta, Janne Vänskä kertoo.

SokoProsta lisäarvoa myös infrapuolelle

SokoPron avulla ratkaistiin myös infrapuolen tiedonhallinta. Infraan liittyvät tiedot tietöistä ovat helposti löydettävissä, oikeiden sidosryhmien saatavilla ja aina ajantasaisina.

-Uuden SokoPron avulla saimme toteutettua asiakkaalle kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan ratkaisun kiinteistö ja infrapuolelle, Janne Vänskä toteaa.

Asiakas on ollut erittäin tyytyväinen SokoPron helppokäyttöisyyteen

”Olemme positiivisesti yllättyneet, kuinka vaivattomasti isonkin tietomassan siirto onnistuu SokoPron dokumentinhallinta-järjestelmään. Käyttöoikeuksia pääsemme muokkaamaan ja antamaan tarpeiden mukaan. 

Rakentamisvaiheessa suunnittelijat voivat tallentaa tiedot suoraan järjestelmäämme ja kilpailutustilanteessa uusi tarjouspyyntötyökalu tuo asiakirjat suoraan dokumenttipankkiin. Näin pystymme hallinnoimaan kiinteistön elinkaaren kaikkien vaiheiden dokumentinhallinnan yhden järjestelmän avulla”. Pirita Salmu Kalajoen kaupungilta toteaa.