Paperiarkistoista sähköiseen tiedonkulkuun – BUMA-Team uudistaa toimintatapojaan ja isännöintialaa SokoPron avulla

Viimeiset pari vuotta isännöinnin, taloushallinnon ja asumisen asiantuntija BUMA-Team on ollut keskellä arkistointiprojektia. SokoPron avulla yritys vie piirustuksia sähköiseen muotoon ja kehittää samalla taloyhtiöiden ja kiinteistöjen hallinnan tulevaisuutta.

Se voi olla niin vuotava hana kuin julkisivuremonttikin. Vuonna 1994 perustettu BUMA-Team hoitaa keskisuurten ja suurten asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden isännöintiä sekä toimitusjohtajuutta yhdessä hallitusten kanssa. Yrityksen isännöitsijät varmistavat, että kiinteistöt vastaavat asukkaidensa tarpeisiin. Rannikko-Pohjanmaalla yhdeksi alan suurimmista yrityksistä kasvanut BUMA-Team hallinnoi jo parinsadan kiinteistön teknistä elinkaarta ja taloudenhoitoa.

Eri-ikäisten rakennusten piirustuksia oli säilötty hyvin eri tavoin ja kiinteistön historiasta riippuen vaihteleva määrä. Paperipiirustukset veivät kaiken lisäksi valtavasti tilaa. Joku saattoi käydä etsimässä tietyn yhtiön piirustusta, joka ei ollutkaan siellä, missä piti. Kuten BUMA-Teamin isännöitsijä ja tiiminvetäjä Marianna Ala tiivistää, piirustukset eivät olleet käytettävissä niin kuin nykyaikana pitäisi olla.

– Se oli epävarmuustekijä. Suuri osa kiinteistöistämme oli lisäksi tilanteessa, jossa isoja korjaushankkeita oli juuri tehty tai niitä oli tulossa lähiaikoina. Meillä oli kova tarve saada piirustukset aiempaa helpommin saataville ja jaettaviksi, Ala kertoo.

Viimeisin tieto kulkee isännöitsijän, suunnittelijan ja urakoitsijan välillä

Viimeisten parin vuoden ajan BUMA-Team on saattanut piirustuksia sähköiseen muotoon päivittämällä SokoProhon ajantasa-arkistoa, jonne ennen pitkää lisätään jokaisen yhtiön viimeisimmät dokumentit.

Nyt tieto kulkee isännöitsijän ja vaikkapa urakoitsijan välillä mutkitta. Jos kohteeseen tarvitaan ilmanvaihtokanavien nuohous, löytyy ajantasaisin IV-piirustus sähköisestä arkistosta. Esimerkiksi kosteuskartoittajalla on SokoProhon vakiotunnukset, sillä tämä tekee yhtiöihin säännöllisesti kosteus- ja kuntokartoituksia. Omilla tunnuksilla kuvat voi noutaa ilman välikäsiä.

– Tässä muodossa SokoPro on käytössä lähestulkoon kaikissa kohteissamme. Toki siirtymä sähköiseen muotoon on edelleen käynnissä, sillä viemme materiaalia pankkiin sitä mukaa, kun ehdimme. Pikkuhiljaa olemme ottaneet käyttöön myös projektipankin, Ala kertoo.

Projektipankki perustetaan, kun korjaushankkeen suunnittelu alkaa. Se toimii suunnittelun tukikohtana, ja siellä saatetaan säilyttää työmaapöytäkirjoja. BUMA-Teamin isännöitsijät voivat myös antaa urakoitsijoille väliaikaiset tunnukset esimerkiksi tarjouksen tekoa varten.

– He pystyvät tekemään meille tositilanteeseen perustuvan, särmän tarjouksen, ilman että meidän tarvitsee käyttää aikaa piirustusten tai muiden tietojen lähettämiseen, Ala sanoo.

Projektipankista kustannushyötyjä ja toimintavarmuutta

BUMA-Teamille SokoPron käytössä on ennen kaikkea kyse toimintatapojen muutoksesta. Siksi Ala huomauttaa, että se vaatii paneutumista paitsi isännöitsijöiltä myös projektinvetäjiltä ja suunnittelijoilta, jotka eivät ole kaikki tottuneet järjestelmän käyttöön.

– Vaikka taloyhtiömaailmassa tämä on vielä harjoittelemista, on ollut positiivinen yllätys, että moni urakoitsija ja jotkut suunnittelija-rakennuttajat ovat heti tienneet, mistä on kyse. He ovat sanoneet, että aijaa, tekin olette siirtyneet tähän maailmaan, Ala kertoo.

SokoPron käytön selkeimmät hyödyt ovat Alan mukaan kustannussäästöissä ja toimintavarmuudessa. Esimerkiksi putkiremontin suunnitelmien versioiden jakaminen projektipankissa helpottaa työskentelyä, mutta taloyhtiö myös säästää, kun sen ei tarvitse pyöritellä paperipiirustuksia. Projektipankilla varmistetaan myös, että osapuolilla on käytössään oikea ja ajantasaisin tieto.

–  Kun kaikki dokumentit on saatu skannattua pilveen, piirustukset voidaan viedä takaisin taloyhtiöihin. Meidän ei tarvitse miettiä, ovatko ne palosuojattuja tai haurastuvatko ne, Ala summaa.

SokoPron käyttö vie kohti tulevaisuuden isännöintialaa

1920-luvun talosta saattaa löytyä vain muutama piirustusarkki, kun taas 2010-luvun kiinteistöstä dokumentteja on kymmeniä, ellei satoja. Ensimmäiset puoli vuotta papereita seuloi insinööriharjoittelija, joka ehti käydä läpi niistä noin viidesosan.

Sittemmin asiakirjojen seulonnasta ovat huolehtineet BUMA-Teamin isännöitsijät. Olennaisimpien tiedostojen valikoiminen on siistinyt arkistosta ylimääräiset pois.

– SokoPron helpdesk on ollut kovassa käytössä ja tukenut meitä paljon, sillä olemme seuloneet ja tehneet tunnuksia oman toimen ohella. Yhteistyö on toiminut palvelualttiiden ihmisten kanssa valtavan hyvin, Ala kiittelee.

Jää vielä nähtäväksi, mitä kaikkia hyötyjä SokoPron käyttö BUMA-Teamille tuokaan. Ala kuitenkin painottaa, että taloyhtiöille tärkeän datan siirtäminen sähköiseen muotoon on ensiarvoista.

– Toivon, että tiedon jakaminen pilvessä vapauttaa resursseja ja ehkä vähentää työmaakokoustarvetta. Ennen kaikkea taloyhtiöt oppivat nykyaikaisen tavan toimia. Paperia on vähemmän, ja tieto säilötään ja kulkee sähköisessä muodossa.

Se kun on isännöintialalla vielä uutta. Ala kuitenkin uskoo, että BUMA-Teamin kehitystyö vie kohti taloyhtiöiden ja kiinteistöjen tulevaisuutta.