Dokumenteringen för samkommunen för utbildning Tavastia hittade ett hem i SokoPros projektbank

Samkommunen för utbildning Tavastia består av flera gymnasier i Egentliga Tavastland, Yrkesinstitutet Tavastia och folkhögskolan Vanajaveden Opisto. Samkommunen har många verksamhetsställen runt om i Tavastehus. Helheten omfattar cirka 15 byggnader av olika slag med en sammanlagt yta om cirka 72 000 kvadratmeter. Det pågår alltid ombyggnads- och reparationsprojekt i samkommunens fastigheter. Just nu är dessutom två nybyggnader under planering. I SokoPros projektbank är uppgifterna om varje projekt i säkert förvar och lätt tillgängliga för alla parter.

Tavastias fastighetschef Mika Metsäalho berättar att samkommunen tidigare inte hade något ställe där det var möjligt att spara allt material som gäller fastigheterna.

”Vi hade endast tiotals hyllmeter mappar och enorma pappershögar. Största delen av de elektroniska materialen fanns i de tidigare planerarnas arkiv. Därför var det nödvändigt att slopa alla gamla system och börja på nytt från rent bord. Det gällde att fundera ut hur vi skulle kunna spara de gamla ritningarna och genomföra nya projekt”, berättar Metsäalho om utgångsläget.

I SokoPros projektbank skapades ett trestegssystem för samkommunen: arkivet för gamla projekt, små projekt, dvs. små ändringsarbeten i fastigheterna, och större aktiva projekt, som omfattar pågående omfattande nybyggen eller grundliga ombyggnader.

Tillsammans med arkitekter och projektkonsulter skapades en modellkatalog i systemet. Modellkatalogen kan kopieras alltid när ett nytt projekt inleds, vilket säkerställer att både gamla och nya ritningar presenteras ungefär i samma form och att planerna finns i molnet, där de är i säkert förvar och lätt tillgängliga för alla parter.

I systemet sparas också data om objektets rådande status och vilka utvecklingsåtgärder som pågår. Denna information är viktig med tanke på projektets genomförande.

”I dag görs det ofta ändringar i lokalerna i byggnaderna, till exempel efter förändringar i utbildningsbehoven. Då är det bra att ha data till exempel om var kablarna går. Uppgifterna ska vara lättillgängliga för dem som fortsätter i projekten och som vidareutvecklar planer från ett tidigare projekt”, säger Metsäalho.

Beställaren har kontroll över fastighetens dokument

Det är beställaren som äger alla dokument om en fastighet och därför ska beställaren också ha kontroll över materialet. Metsäalho berättar att utgångspunkten är att samkommunen alltid har tillgång till informationen och att man inte behöver fråga efter den hos olika instanser.

”Fastighetens ritningar är byggnadens själ och en viktig tillgång som tillhör fastighetens ägare. Utan dem är fastigheten som en bil utan servicebok. Av naturliga skäl sker det ofta personbyten under genomförandet av olika projekt, men i SokoPro har beställaren alltid tillgång till alla ritningar och övriga data med en enda knapptryckning”, berättar Key Account Manager Aripekka Härkönen på SokoPro.

Sokopro är inte ett system utan ett sätt att handla

Kunden kan själv administrera åtkomsten till SokoPro, dvs. bestämma vem som kan använda materialet. När någon lägger till nytt material i fastighetsbanken får användaren en avisering om det. Varje användare kan själv bestämma om vilka material som lagts till materialbanken hen får aviseringar.

”Principen är ju i sig oförändrad: förr jobbade vi manuellt med dessa uppgifter och nu gör vi det digitalt. Men i dagens läge händer allting mer transparent. Alla människor som ska ha en viss uppgift har den omedelbart, och informationen är i säkert förvar. Det är också möjligt att skicka offerter elektroniskt via SokoPro”, säger Customer Success Manager Janne Vänskä från SokoPro.

Alla är av samma åsikt om att SokoPro inte är så mycket ett system, utan mer ett sätt att handla.

”Den största nyttan får vi när alla parter i projektet förbinder sig att jobba på samma sätt i systemet. Det ger betydande besparingar i tid och pengar”, säger Aripekka Härkönen.

Arbetet blir lättare också genom att kunden inte behöver något separat autocad-program eller program för granskning av modellerna: SokoPro öppnar alla filformat, och inga ”extra” program behövs. Systemet begränsar inte filstorleken och det kan också ha så många användare man vill ha utan att systemets pris påverkas.

Enkelt att digitalisera gamla ritningar

Att överföra gamla pappersarkiv till ett digitalt system kan kännas som ett enormt jobb, men med SokoPro är det enkelt att skanna material och överföra det till projektbanken.

”Digitala material som finns i andra system kan flyttas till SokoPro som filer, men det är också lätt att digitalisera gamla pappersritningar som finns i mappar och att överföra dem till fastighetsbanken”, berättar Vänskä, som ansvarade för överföringen av samkommunen Tavastias material till SokoPro.

”Vi valde SokoPro för att systemet är lätt och enkelt att använda och supporten fungerar väl. En av de största fördelarna var överföringen av materialet från det gamla systemet, som gick snabbt och enkelt”, berömmer Metsäalho.