Parmaco, som planerar, bygger och hyr ut mobila byggnader, kan ha tiotals projekt under arbete samtidigt, både i Finland och Sverige. Därför är en fungerande projektbank en absolut förutsättning för verksamheten.
Föreställ dig en byggnad som är planerad efter dina behov och som du får hyra. Det är grunden till affärsidén bakom Parmaco, som planerar, bygger och hyr ut mobila byggnader. Parmacos uthyrningskoncept fyller i huvudsak kommuners, städers och statens behov av lokaler. Företaget planerar till exempel ett daghem, en skola, ett vårdhem eller en kontorslokal efter kundens behov och lånar ut lokalen till kunden mot ersättning, för så lång tid som kunden behöver den.
Enligt Parmacos planeringschef Jari Palonen är behovet av ersättande lokaler stort bland annat på grund av saneringar och problem med inomhusluften. Förutom att Parmacos dynamiska byggnader fungerar som tillfälliga lokaler för objekt som är förbjudna att använda eller som renoveras ger de även extra utrymme för längre behov. Eftersom verksamheten grundar sig på många projekt samtidigt krävs en fungerande projektbank för att de ska kunna drivas och genomföras på ett framgångsrikt sätt.
– Vi har minst ett tiotal aktiva projekt samtidigt, vilket betyder att en fungerande projektbank är en absolut förutsättning för vår verksamhet. Vi skulle inte kunna driva vår verksamhet på den här nivån utan en sådan. För detta har vi använt SokoPro sedan början av 2016, berättar Palonen.
På Parmaco startar ett byggprojekt när kunden beställer en byggnad. Då inleds även hanteringen av projektets filer och revisionerna samt distributionen av dem i SokoPro. På så sätt finns informationen på ett och samma ställe och är tillgänglig för alla.
– Samtidigt som ett projekt inleds skickar vår administratör en begäran om att öppna projektet och utgångsinformationen till SokoPros helpdesk. Vi följer alltid en viss mappstruktur. Vi har även färdigt planerade standardbyggnader, som i sin helhet kan kopieras till nya projekt, beskriver Palonen.
Han bedömer att ett enskilt projekt i allmänhet är aktivt från ett halvt år till ett år, tills projektchefen konstaterar att projektet är avslutat. Informationen sparas och projektet raderas från mappstrukturen.
Det finns många olika parter i Parmacos projekt, eftersom det enbart inom det egna företaget är uppemot hundra anställda som har behörighet till systemet. Projektspecifika rättigheter kan beviljas även till planerare och entreprenörer samt deras intressenter.
– – Ofta är även vår kund en av parterna. Systemet gör det möjligt för oss att från fall till fall avgöra vilka behörigheter vi ger till vem, säger Palonen.
Parmaco har även tagit projektbanken i bruk internationellt, i sina byggprojekt i Sverige. Det bekanta programmet inklusive mappstrukturen kunde användas utomlands med hjälp av olika språkversioner.
– I dag är det ett absolut krav att projektbanken möjliggör arbete i realtid var som helst i världen. I vårt fall kan planerarna använda programmet i båda länderna samtidigt.
För Granos Key Account Manager Jouni Laivonen har det varit glädjande att märka att SokoPro klarar sig på den svenska marknaden. Samarbetet med Parmaco har varit viktigt med tanke på SokoPros internationalisering. Att han fått så lite respons ser Laivonen som ett tecken på att allt fungerar som det ska. Det bekräftas av Palonen, som konstaterar att SokoPro fyller sin funktion när det gäller förvaring och distribution av dokument.
– Vi vidareförmedlar dock flitigt våra utvecklingsidéer. Vi har möte med SokoPro ett par gånger om året och berättar om våra erfarenheter, säger Palonen.
När det gäller SokoPros svarstid ger Palonen enbart beröm. Kommunikationen med helpdesk är snabb, och det är enkelt att ge behörigheter på olika nivåer. Det gör det smidigt att distribuera information till ett stort antal aktörer. Med tiden har SokoPros mappstruktur skräddarsytts för Parmaco, och så småningom har den också blivit Parmacos sätt att arbeta.
– Vi vet att vissa saker sker på ett visst ställe vid en viss tidpunkt och att allt upprepas från projekt till projekt. I det avseendet skapar en tydlig mappstruktur ramarna för ett säkert och framskridande arbete, säger Palonen.
Å andra sidan anser Palonen att en projektbank fungerar när man inte ens märker att den finns – när den har blivit en naturlig del av det dagliga arbetet. Laivonen i sin tur tror att den nya versionen av SokoPro som är under utveckling kommer att fördjupa samarbetet med Parmaco ytterligare.
– Vi är stolta över att få samarbeta med Parmaco och hoppas att vi i fortsättningen kommer att kunna tillgodose deras behov ännu bättre än tidigare, säger Laivonen.
Källa: Parmaco
© Foton: Parmaco
