Under de senaste ett par åren har BUMA-Team, expert på fastighetsförvaltning, finansförvaltning och boende, haft fullt upp med ett arkiveringsprojekt. Med hjälp av SokoPro konverterar företaget ritningar i elektronisk form samtidigt som det utvecklar framtiden för förvaltningen av husbolag och fastigheter.
Den kan vara en kran som läcker lika mycket som fasadrenoveringar. BUMA-Team, etablerat 1994, sköter såväl disponentfunktionen för medelstora och stora bostads- och fastighetsaktiebolagsom det operativa ledarskapet tillsammans med styrelsen. Företagets disponenter säkerställer att fastigheterna möter behoven hos sina invånare. BUMA-Team, som vuxit till ett av branschens största företag i Kust-Österbotten, administrerar redan ett par hundra fastigheters tekniska livscykel och ekonomi.
Ritningarna till byggnader av olika ålder hade arkiverats på mycket olika sätt och mängden av dem varierade med fastighetens historia. Pappersritningarna tog dessutom väldigt stor plats. Någon kunde gå för att hämta en ritning för ett specifikt bolag, men den fanns inte där den borde finnas. Såsom BUMA-Teams disponent och teamledare Marianna Ala sammanfattar, ritningarna var inte tillgängliga, så som de numera borde vara.
– Det var en osäkerhetsfaktor. En hel del av våra fastigheter var dessutom i en situationdär stora reparationsprojekt nyss hade gjorts eller var på kommande inom en snar framtid. Vi hade stort behov av att lättare än tidigare komma åt ritningarna och distribuera dem, berättar Ala.
Under de senaste ett par åren har BUMA-Team konverterat ritningar i elektronisk form genom att uppdatera fortlöpande arkiv i SokoProi vilket man snart registrerar varje bolags senaste dokument.
Nu flyter informationen mellan disponenten och till exempel entreprenören problemfritt. Ifall det hos objektet behövs sotning av ventilationskanalerna finns den aktuellaste VV-ritningen i det elektroniska arkivet. Till exempel har en fuktighetskartläggare konstanta koder till SokoProdå denne gör regelbundna fuktighets- och tillståndsgranskningar i husbolagen. Ritningar kan utan mellanhänderavhämtas med egna koder.
– SokoPro i denna form används hos så gott som alla våra objekt. Konverteringen i elektronisk form pågår förstås alltjämt, då vi lägger in material i databanken alltefter vad vi hinner. Så småningom har vi tagit i bruk även en projektbank, berättar Ala.
En projektbank grundasnär planeringen av ett reparationsobjekt börjar. Den fungerar som en stödpunkt, och byggplatsprotokoll förvaras kanske där. BUMA-Teams disponenter kan även ge sina entreprenörer tillfälliga koder, t.ex. för offerter.
– De kan lämna oss en offert på basis av den reella situationen utan att vi behöver använda tid till att skicka ritningar eller annan information, säger Ala.
För BUMA-Team handlar användningen av SokoPro främst om förändrade tillvägagångssätt. Ala påpekardärför att det kräver att disponenterna, men att också projektledarna och planerarna, fördjupar sig i saken. Alla är inte vana att använda systemet.
– Fastän detta inom husbolagssfären ännu är träning har det varit en positiv överraskning att många entreprenörer och en del planerare-byggherrar genast har vetat vad det varit frågan om. De har sagtatt jaha, ni också har kommit till denna värld, berättar Ala.
De tydligaste fördelarna med att använda SokoPro, kommer enligt Ala från kostnadsbesparingar och driftsäkerhet. Till exempel distribution av versioner av rörreparationsplaner via projektbankenunderlättar arbetet, men husbolaget sparar även då det inte behöver bolla med pappersritningar. Med projektbanken säkerställs även att parterna har tillgång till korrekt och senaste information.
– När alla dokument har skannats in i molntjänsten kan ritningarna returneras till husbolagen. Vi behöver inte fundera på om de är brandskyddade eller om de blir skörare, säger Ala.
För ett hus från 1920-talet kan man hitta enbart några ritark, medan det från en fastighet från 2010-talet finns tiotals dokument, om inte hundratals. Det första halvåret sållade en ingenjörspraktikant pappren. Hen hann gå igenom ca en femtedel av dem.
Efter det har BUMA-Teams disponenter skött om dokumentgallringen. Valet av de väsentligaste filerna gjorde att allt överlopps material togs ur arkivet.
– SokoPros helpdesk har varit i hård användning och den har stött oss mycket, eftersom vi har sållat och gjort koder vid sidan av de egna sysslorna. Samarbetet har fungerat bra med de tjänstvilliga människorna, Ala tackar.
Återstår ännu att se vilka alla fördelar SokoPros användning hämtar till BUMA-Team. Ala poängterar ändå, att konverteringen i elektronisk form är väldigt viktig för husbolagen.
– Jag hoppas att spridningen av information via molntjänsten frigör resurser, och eventuellt minskar behovet av arbetsplatsmöten. Framför allt lär sig husbolagen ett modernt sätt att fungera. Det finns mindre papper, och informationen förvaras och löper i elektronisk form.
Detta är ännu nytt i disponentbranschen. Ala tror trots allt att BUMA-Teams utvecklingsarbete för mot husbolagens och fastigheternas framtid.
