Koulutuskuntayhtymä Tavastian dokumentaatio löysi kodin SokoPron projektipankista

Koulutuskuntayhtymä Tavastiaan kuuluu useita Kanta-Hämeen lukioita, Ammattiopisto Tavastia ja kansanopisto (Vanajaveden Opisto) eri puolilla Hämeenlinnaa. Kokonaisuus kattaa noin 15 erilaista rakennusta, yhteensä tilaa on noin 72 000 neliömetriä. Koulutuskuntayhtymän kiinteistöissä on aina menossa muutos- ja korjaustöitä ja tällä hetkellä suunnittelupöydällä on myös kaksi uudisrakennusta. SokoPron projektipankissa jokaisen hankkeen tiedot pysyvät tallessa ja helposti saatavilla.

Koulutuskuntayhtymä Tavastian kiinteistöpäällikkö Mika Metsäalho kertoo, että aikaisemmin kaikelle kiinteistöihin liittyville aineistoille ei ollut varsinaista kotia.

“Oli vain kymmeniä hyllymetrejä kansioita ja hirmuisia paperiläjiä. Suurin osa sähköisistä aineistoista oli aiempien suunnittelijoiden arkistoissa. Pöytä oli pyyhittävä vanhoista systeemeistä ja lähdettävä miettimään, miten vanhat piirustukset voidaan tallentaa ja miten uusia hankkeita viedään läpi”, kertoo Metsäalho alkutilanteesta.

Koulutuskuntayhtymälle luotiin 3-portainen järjestelmä SokoPron projektipankkiin: vanhojen hankkeiden arkisto, pienhankkeet eli kiinteistöjen pienet muutostyöt ja isommat aktiivihankkeet eli menossa olevat laajamittaiset uudisrakennus- tai peruskorjausprojektit.

Yhdessä arkkitehtien ja projektikonsulttien kanssa järjestelmään laadittiin mallihakemisto, joka voidaan kopioida aina kun aloitetaan uusi projekti. Malli varmistaa, että niin ikivanhat kuin uudetkin piirustukset ovat kutakuinkin samassa muotissa, ja suunnitelmat ovat tallessa pilvipalvelussa ja kaikkien asianomaisten helposti saatavilla.

Myös hankkeiden ylläpitotiedot ovat projektin etenemisen kannalta tärkeitä, eli tieto siitä mikä on kohteen sen hetkinen tilanne ja miten asiaa jalostetaan.

“Nykyään rakennusten tiloja muokataan usein, meillä esimerkiksi muuttuvien koulutustarpeiden mukaan. On hyvä olla dataa siitä, missä vaikka kaapelit kulkevat. Niille henkilöille, jotka jatkavat hankkeissa ja jalostavat edellisen projektin suunnitelmia, tiedon pitää olla helposti saatavilla”, sanoo Metsäalho.

Kiinteistön dokumentit tilaajan hallussa

Kiinteistöön liittyvä dokumentaatio on projektin tilaajan omaisuutta, joten on tärkeää, että se on myös tilaajan hallussa. Metsäalho pitää lähtökohtana, että tieto on aina koulutuskuntayhtiön saatavilla, eikä sen perään tarvitse kysellä eri paikoista.

“Kiinteistön piirustukset ovat rakennuksen sielu ja tärkeää kiinteistön omistajan omaisuutta. Ilman niitä kiinteistö on kuin auto ilman huoltokirjaa. Projektin tekijät voivat luonnollisesti vaihtua erilaisista syistä, mutta SokoProssa kaikki piirustukset ja muut tiedot pysyvät yhden napinpainalluksen päässä tilaajalla”, kuvailee SokoPron Key Account Manager Aripekka Härkönen.

SokoPro ei ole järjestelmä vaan tapa toimia

Asiakas voi itse hallinnoida ketkä kaikki pääsevät SokoProhon käsiksi. Kun joku käy lisäämässä uutta materiaalia kiinteistöpankkiin, saa käyttäjä siitä ilmoituksen. Jokainen käyttäjä voi itse määritellä mistä projektipankkiin lisätyistä asioista hän haluaa saada ilmoituksia ja mistä ei.

“Periaatehan ei ole sinänsä muuttunut miksikään. Ennen näitä asioita tehtiin manuaalisesti, nyt digitaalisesti. Aikaisempaan verrattuna asiat tapahtuvat nyt läpinäkyvämmin, tieto on heti niillä ihmisillä, joilla se pitääkin olla ja varmassa tallessa. SokoPron kautta onnistuu myös esimerkiksi tarjousten lähettäminen sähköisesti”, sanoo SokoPron Customer Succes Manager Janne Vänskä.

Kaikki ovatkin samaa mieltä siitä, että SokoPro ei ole niinkään järjestelmä vaan tapa toimia.

“Kokoisnaishyöty saadaan siitä, kun kaikki projektin osapuolet sitoutuvat toimimaan järjestelmässä samalla tavalla. Ajan- ja rahansäästö on silloin huomattava”, sanoo Härkönen.

Sekin helpottaa, että asiakas ei tarvitse autocadia tai mallienkatseluohjelmaa erikseen, sillä SokoPro avaa kaikki tiedostomuodot eikä “ylimääräisiä” ohjelmistoja tarvita. Järjestelmässä ei ole tiedostokokorajoituksia ja myös käyttäjiä voi olla niin paljon kuin halutaan ilman että niiden määrä vaikuttaa järjestelmän hintaan.

Vanhojen piirustusten digitointi onnistuu helposti

Vanhojen paperiarkistojen siirto digitaaliseen järjestelmään voi tuntua suurelta työltä, mutta materiaalin skannaaminen ja siirto SokoPron projektipankkiin on helppoa.

“Jossain toisessa järjestelmässä olevat digitaaliset materiaalit voi siirtää tiedostoina SokoProhon, mutta myös mapeissa olevat vanhat paperipiirustukset on helppo digitoida ja viedä kiinteistöpankkiin”, kertoo Vänskä, joka vastasi Koulutuskuntayhtymä Tavastian materiaalin siirtämisestä SokoProlle.

“SokoPron valinta perustui siihen, että sitä on helppo ja mutkaton käyttää ja heillä on toimiva tukipalvelu. Yksi parhaita juttuja oli myös materiaalin siirto-operaatio vanhasta järjestelmästä, joka onnistui helposti ja nopeasti”, kiittelee Metsäalho.